Angaben zu Ihrem Vorhaben - Digitale Rendite

Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in eigenen Worten. Die KI übersetzt Ihre Beschreibung in die nötigen Angaben und füllt das Formular vor. Sie prüfen anschließend nur noch die Werte und starten die Berechnung.

Anleitung & Hilfe

In wenigen Minuten zur Wirtschaftlichkeitsbewertung. Geben Sie die Eckdaten Ihres Digitalisierungsvorhabens ein — der Rechner erstellt automatisch eine vollständige WiBe-Light-Bewertung mit Kostenvergleich, Nutzwertanalyse und Amortisationsberechnung.

Sie erhalten zwei fertige Dokumente: eine Excel-Datei (WiBe-Light) für die interne Bewertung und eine Ratsvorlage (Word) als Entwurf für den Gemeinderat. Optional nutzt der Rechner KI für präzisere Kostenschätzungen und individuelle Texte.

Anleitung & Hilfe

Beispielszenarien KAAW-Workshop Klicken Sie auf ein Beispiel, um alle Felder automatisch zu befüllen Bibliothek verwalten

WiBe-Light Berechnung

Verbinde...

Projektinformationen

Kommune / Organisation * i Name der Kommune oder Organisation mit Einwohnerzahl in Klammern. Die Einwohnerzahl hilft bei der Einordnung der Projektgrösse.

Beispiele:
Stadt Mittelhausen (40.000 EW)
Gemeinde Buchental (12.000 EW)
Landkreis Digitalingen (180.000 EW)

Projekttyp / Vorhaben * i Art des Digitalisierungsvorhabens. Benennen Sie die Kernlösung möglichst konkret.

Beispiele:
KI-gestützter VoiceBot für Bürgerservice
Digitaler Rechnungsworkflow (E-Rechnung)
Online-Antragsportal mit KI-Vorprüfung
Digitale Bauakte mit DMS-Integration
Automatisierte Bescheiderstellung

Verantwortlich * i Person, die für das Vorhaben verantwortlich ist. Idealerweise mit Rolle/Funktion.

Beispiele:
CDO Peter Digital
Fachbereichsleiterin Sabine Sozialamt
Kämmerin Lisa Sparkonto
IT-Leiter Herr Schmidt

Prozessbeschreibung

So läuft es heute (Ist-Zustand) * i Beschreiben Sie den heutigen Ablauf möglichst konkret: Wer macht was, wie oft, wie lange? Wo liegen die Probleme?

Gute Beschreibung enthält:
- Anzahl der beteiligten Mitarbeiter
- Vorgangsvolumen pro Jahr
- Typische Bearbeitungszeit
- Medienbrüche und Schwachstellen
- Servicezeiten und Erreichbarkeit

Beispiel:
Telefonische Erstberatung durch 3 Sachbearbeiter. 15.000 Anrufe/Jahr, davon 60% Standardanfragen. 8 Min Gesprächsdauer. Häufige Wartezeiten, kein Abend-/Wochenendservice.

Geplante Lösung (Alternative) * i Beschreiben Sie die angestrebte digitale Lösung: Was soll automatisiert werden? Welche Technologie? Wie ändert sich der Prozess?

Gute Beschreibung enthält:
- Konkreten Automatisierungsgrad (z.B. "60% automatisch")
- Eingesetzte Technologie
- Veränderung für Mitarbeiter und Bürger
- Integration in bestehende Systeme

Beispiel:
KI-VoiceBot beantwortet 60% der Standardanfragen automatisch (24/7). Komplexe Anliegen werden mit Kontextzusammenfassung an Sachbearbeiter weitergeleitet.

Kennzahlen

Mitarbeitende (Vollzeit, VZÄ) * i Vollzeitäquivalente (VZÄ) — Anzahl der Mitarbeiter, die heute an diesem Prozess arbeiten, umgerechnet auf Vollzeitstellen.

Zwei Halbtagskräfte = 1,0 VZÄ
Drei Vollzeitkräfte = 3,0 VZÄ

Zählen Sie nur die Mitarbeiter, deren Arbeit direkt vom Vorhaben betroffen ist.

Typische Werte:
Bürgerbüro-Telefon: 2-5 VZÄ
Rechnungsbearbeitung: 1,5-3 VZÄ
Wohngeldstelle: 2-4 VZÄ

Vorgangsvolumen / Jahr * i Anzahl der Vorgänge, Anträge oder Transaktionen pro Jahr, die von diesem Prozess betroffen sind.

Typische Werte:
Telefonanrufe Bürgerbüro: 10.000-30.000
Eingangsrechnungen: 3.000-15.000
Wohngeldanträge: 500-5.000
Baugenehmigungen: 200-1.000
Personalvorgänge: 1.000-5.000

Tipp: Schauen Sie in die Jahresstatistik Ihres Fachbereichs.

Bearbeitungszeit (Min/Vorgang) * i Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang in Minuten — von Eingang bis Abschluss.

Typische Werte:
Telefonat Bürgerservice: 5-12 Min
Rechnungsbearbeitung: 10-20 Min
Wohngeldantrag komplett: 30-60 Min
Baugenehmigung: 120-480 Min
E-Mail-Anfrage beantworten: 5-15 Min

Tipp: Schätzen Sie eher konservativ. Im Zweifel ein paar Vorgänge mit der Stoppuhr messen.

Erwartete Zeitersparnis (%) * i Wie viel Prozent der heutigen Bearbeitungszeit soll durch die neue Lösung eingespart werden?

Orientierungswerte:
20-30%: Teilautomatisierung (z.B. digitale Formulare)
40-50%: Weitgehende Automatisierung (z.B. DMS + Workflow)
50-70%: Hohe Automatisierung (z.B. KI-Vorprüfung, VoiceBot)
70-90%: Vollautomatisierung (z.B. Dunkelverarbeitung)

Tipp: Starten Sie konservativ. 60% ist ein guter Richtwert für KI-gestützte Lösungen bei Standardvorgängen.

Geschätzte Investitionskosten (EUR) i Einmalige Gesamtkosten für Beschaffung, Implementierung, Beratung und Schulung. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie das Feld leer — der Rechner schätzt dann automatisch.

Typische Investitionen:
KI-VoiceBot: 30.000-80.000 EUR
DMS/Workflow-System: 50.000-150.000 EUR
Online-Antragsportal: 80.000-200.000 EUR
Fachverfahren-Ablösung: 100.000-500.000 EUR

Die Investition wird aufgeteilt in:
30% Projektmanagement & Beratung
45% Beschaffung & Implementierung
15% Organisationsentwicklung & Change
10% Schulung & Einführung Leer lassen für automatische Schätzung

Erweiterte Parameter anzeigen ▾

Erweiterte Parameter

Startjahr i Ab welchem Jahr soll die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beginnen? In der Regel das aktuelle oder nächste Haushaltsjahr.

Betrachtungszeitraum (Jahre) i Über wie viele Jahre sollen Kosten und Einsparungen betrachtet werden?

Empfehlungen:
3 Jahre: Kleine Projekte, schnelle Amortisation
5 Jahre: Standard für die meisten Vorhaben
7-10 Jahre: Grosse Infrastrukturprojekte

Die WiBe-Methodik empfiehlt 5 Jahre für kleinere bis mittlere Projekte.

Entgeltgruppe (TVöD VKA) i Eingruppierung der betroffenen Stellen nach TVöD VKA. Bestimmt die Brutto-Personalkosten (Monatswert x 12).

Orientierung:
E 5 bis E 8: mittlerer Dienst / Sachbearbeitung
E 9a bis E 9c: gehobener Dienst
E 10 bis E 13: gehobener/höherer Dienst

Quelle: TVöD VKA 2025.

Erfahrungsstufe i TVöD-Erfahrungsstufe (1 bis 6). Stufe 3 entspricht mittlerer Berufserfahrung und ist ein guter Mittelwert für eine Schätzung.

KGSt-Faktor (Personalvollkosten) i Multiplikator auf die Brutto-Personalkosten, um die Vollkosten je VZÄ zu erhalten. Enthält Arbeitgeberanteile, Sach-, Versicherungs- und Raumkosten.

Typische Werte:
1.5: Konservativ (nur AG-Anteile)
1.7: Standard (KGSt-Faktor, wie WiBe Altenberge)
1.75: KAAW-Praxis
2.0: Hoch (inkl. Gemeinkosten, Räume)

Vollkosten = TVöD-Monatswert x 12 x Faktor.

Jährliche Kostensteigerung i Jährliche Preis- und Kostensteigerung (Inflation). Wird auf Personal- und Sachkosten in beiden Szenarien angewendet.

Typische Werte:
0.01 (1%): Niedrige Inflation
0.02 (2%): EZB-Inflationsziel, Standardwert
0.03 (3%): Erhöhte Inflation
0.05 (5%): Krisenbedingt hoch

Kalkulationszinssatz (Barwert) i Zinssatz für die Abzinsung künftiger Kosten auf den Barwert (Kapitalwertmethode).

Aktueller BMF-Kalkulationszinssatz: 3,1% (Stand 23.06.2025). Für eine Sensitivität auch höhere Werte (z.B. 0,04 bis 0,05) durchrechnen.

Annahmen & Kostensätze

Sachkosten pro Vorgang (EUR) i Sachkosten je Vorgang im heutigen Ablauf (Papier, Porto, Druck, Archiv). Stark abhängig vom Prozess: Telefonat nahe 0 EUR, Papierantrag mit Versand 2 bis 5 EUR.

Wartungsanteil (Anteil der Investition) i Jährliche Betriebs-/Wartungskosten der Alternative als Anteil der Investition.

0,15 = 15% (SaaS)
0,18 = 18% (Standard)
0,20 bis 0,25 = On-Premise

Sachkosten-Einsparungsquote i Anteil der Zeitersparnis, der sich auch in Sachkosteneinsparungen niederschlägt (weniger Papier, Porto, Archiv). 0,70 = 70%.

Prozessoptimierung (Anteil Personalkosten) i Monetarisierte Prozessoptimierung (kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler) als Anteil der Personalkosten. Konservativ ansetzen, z.B. 0,01 bis 0,05.

Steigerung externe Dienstleistungen i Jährliche Steigerungsrate für externe Dienstleistungen und Umlagen. Kann deutlich über der allgemeinen Inflation liegen, z.B. 0,15 (15%) bei kommunalen Verbandsumlagen.

Investitionsverteilung (Anteile, Summe 1,00)

Projektmanagement & Beratung

Beschaffung & Implementierung

Organisationsentwicklung & Change

Schulung & Einführung

Übergang & Migration

Migrationskosten (EUR, einmalig) i Einmalige Kosten für Datenmigration, Schnittstellen und den Übergang. Werden im ersten Jahr angesetzt. 0 = keine.

Parallelbetrieb Altsystem (Jahre) i Anzahl Jahre, in denen das Altsystem parallel weiterläuft (Doppelkosten während der Umstellung). Die Einsparungen greifen erst nach dieser Phase. 0 oder 1 = wie bisher (Einsparungen ab Jahr 2), 2 = Einsparungen ab Jahr 3.

KI-Unterstützung aktivieren (Kostenplausibilisierung, NWA, Ratsvorlage via Claude) Datenschutzhinweise zur KI-Verarbeitung

In Szenario-Bibliothek speichern

Name des Szenarios

Kurzbeschreibung (optional)

Bibliothek verwalten

Digitale Rendite Rechner

Schnelleinstieg