Anleitung & Hilfe
Schritt für Schritt zur Wirtschaftlichkeitsbewertung
Was macht der Digitale Rendite Rechner?
Der Digitale Rendite Rechner erstellt aus wenigen Eckdaten eine WiBe-Light Wirtschaftlichkeitsbewertung für kommunale Digitalisierungsvorhaben. Er vergleicht den Status Quo (Ist-Zustand) mit einer digitalen Alternative über einen Betrachtungszeitraum von typischerweise 5 Jahren.
Das Tool liefert drei Ergebnisse:
Kostenvergleich beider Szenarien über 5 Jahre mit Amortisationsberechnung
Nutzwertanalyse mit 6 gewichteten Kriterien (Bürgerzufriedenheit, Prozessqualität etc.)
Excel-Datei (WiBe-Light, 7 Sheets) und Word-Ratsvorlage mit Beschlussvorschlag
Schritt 1: Eckdaten eingeben
Beispiel-Szenarien laden
Am schnellsten starten Sie mit einem der vorbereiteten Beispielszenarien. Klicken Sie auf einen der Buttons oberhalb des Formulars — alle Felder werden automatisch befüllt. Sie können die Werte anschliessend anpassen.
Pflichtfelder
| Feld | Erklärung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kommune / Organisation | Name Ihrer Kommune mit Einwohnerzahl. Hilft bei der Einordnung der Projektgrösse. | Stadt Mittelhausen (40.000 EW) |
| Projekttyp / Vorhaben | Benennen Sie die geplante digitale Lösung möglichst konkret. | KI-gestützter VoiceBot für Bürgerservice |
| Verantwortlicher | Person mit Rolle/Funktion, die für das Vorhaben verantwortlich ist. | CDO Peter Digital |
| Aktueller Prozess | Beschreiben Sie den heutigen Ablauf: Wer macht was, wie oft, wie lange? Wo liegen die Probleme? | Telefonische Erstberatung durch 3 Sachbearbeiter, 15.000 Anrufe/Jahr, 8 Min Gesprächsdauer |
| Geplante Lösung | Beschreiben Sie die angestrebte digitale Lösung: Was wird automatisiert? Welche Technologie? | KI-VoiceBot beantwortet 60% der Standardanfragen automatisch (24/7) |
| Betroffene VZÄ | Vollzeitäquivalente — Anzahl der Mitarbeiter, die heute an diesem Prozess arbeiten (umgerechnet auf Vollzeitstellen). | 3,0 |
| Vorgangsvolumen / Jahr | Anzahl der Vorgänge, Anträge oder Transaktionen pro Jahr. | 15.000 |
| Bearbeitungszeit (Min/Vorgang) | Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang in Minuten. | 8 |
| Erwartete Zeitersparnis (%) | Wie viel Prozent der heutigen Bearbeitungszeit soll durch die neue Lösung eingespart werden? | 60 |
Optionale Felder
Klicken Sie auf "Erweiterte Parameter anzeigen" für weitere Einstellungen:
| Feld | Standard | Erklärung |
|---|---|---|
| Geschätzte Investitionskosten | Automatisch | Leer lassen für eine automatische Schätzung basierend auf Projektgrösse |
| Startjahr | 2026 | Ab welchem Jahr die Betrachtung beginnt |
| Betrachtungszeitraum | 5 Jahre | Empfehlung: 5 Jahre für kleinere bis mittlere Projekte |
| Personalkosten-Steigerungsfaktor | 1,7 | Multiplikator auf Brutto-Personalkosten (AG-Anteile, Gemeinkosten). KGSt-Empfehlung: 1,7 |
| Jährliche Kostensteigerung | 0,02 (2%) | Jährliche Preis-/Inflationssteigerung (EZB-Ziel: 2%) |
Schritt 2: Berechnung starten
Klicken Sie auf "Berechnung starten". Der Rechner führt folgende Schritte durch:
Prüfung aller Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität
Berechnung der Kosten für Status Quo und Alternative über den gesamten Betrachtungszeitraum. Mit KI: Plausibilisierung der Investitionsschätzung durch Claude.
Bewertung von 6 qualitativen Kriterien. Mit KI: Individuelle Bewertung und Begründung statt Standardscores.
Erstellung des Ratsvorlagen-Textes mit Beschlussvorschlag. Mit KI: Vollständiger Text in Verwaltungssprache.
Generierung der Excel-Datei (7 Sheets) und der Word-Ratsvorlage
Schritt 3: Ergebnis interpretieren
Ampel-Dashboard
Das SVG-Dashboard oben auf der Ergebnisseite zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:
- Ampel: Grün = wirtschaftlich vorteilhaft, Rot = nicht wirtschaftlich
- Delta Netto: Einsparung (negativ = Vorteil für Alternative) über den gesamten Betrachtungszeitraum
- Amortisation: Kreisdiagramm zeigt, nach wie vielen Jahren sich die Investition rechnet
- NWA-Score: Balkenvergleich der qualitativen Bewertung beider Szenarien
Monetäre Bewertung
Die Tabelle vergleicht beide Szenarien in fünf Kategorien:
- Einmalige Kosten: Investition in Projekt, Software, Beratung, Schulung
- Laufende Kosten: Personal, Betrieb, Wartung, externe Dienstleistungen
- Gesamtkosten: Summe aus einmalig + laufend
- Einsparungen: Personal-, Sach- und Prozesseinsparungen (ab Jahr 2)
- Netto-Ergebnis: Gesamtkosten minus Einsparungen — die entscheidende Kennzahl
Nutzwertanalyse (NWA)
Sechs qualitative Kriterien werden mit Scores von 1-5 bewertet und gewichtet:
| Kriterium | Gewichtung | Was wird bewertet? |
|---|---|---|
| Bürgerzufriedenheit | 20 % | Servicequalität, Erreichbarkeit, Wartezeiten |
| Prozessqualität | 20 % | Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Medienbrüche |
| Rechtssicherheit | 15 % | Compliance, Archivierung, Nachweisführung |
| Mitarbeiterzufriedenheit | 15 % | Routinearbeit vs. Facharbeit, Arbeitsbelastung |
| Zukunftsfähigkeit | 15 % | Skalierbarkeit, Technologieoffenheit, Integration |
| Datenschutz | 15 % | IT-Sicherheit, DSGVO, technische Massnahmen |
Schritt 4: Dokumente herunterladen
Excel-Datei (WiBe-Light)
Die Excel-Datei enthält 7 Sheets:
| Sheet | Inhalt |
|---|---|
| Dashboard | Gesamtübersicht mit monetärer und qualitativer Bewertung |
| Szenario 0 - Status Quo | Kosten des Ist-Zustands über 5 Jahre (aufgeschlüsselt) |
| Szenario 1 - Alternative | Investition, laufende Kosten und Einsparungen der neuen Lösung |
| Parameter | Alle Eckdaten und finanziellen Parameter |
| Nutzwertanalyse | 6 Kriterien mit Scores, Gewichtung und Anmerkungen |
| Vergleich & Visualisierung | Kostenvergleich, Amortisation und Balkendiagramm |
| Anleitung | 5-Schritte-Kurzanleitung |
Word-Ratsvorlage
Die Ratsvorlage ist als Word-Dokument (.docx) formatiert und enthält:
- Anlass und Ausgangslage
- Strategisches Ziel im OKR-Format (Objective + 3 Key Results)
- Wirtschaftlichkeitsbewertung mit Zahlen aus der WiBe-Light
- Investitionsbedarf und Finanzierung
- Formulierter Beschlussvorschlag für den Gemeinderat
KI-Funktionen (Claude Sonnet 4.6)
Der Rechner nutzt optional die Claude API für drei Aufgaben:
| Funktion | Ohne KI (regelbasiert) | Mit KI (Claude) |
|---|---|---|
| Kostenplausibilisierung | Standardverteilung: 30% PM, 45% Beschaffung, 15% Change, 10% Schulung | Individuelle Verteilung und Anmerkungen basierend auf Projekttyp |
| Nutzwertanalyse | Standardscores basierend auf Zeitersparnis-Schwellwerten | Individuelle Scores (1-5) mit projektspezifischer Begründung pro Kriterium |
| Ratsvorlage | Template mit eingesetzten Zahlen | Vollständig generierter Text in Verwaltungssprache |
Die KI-Checkbox ist auf der Startseite neben dem Button "Berechnung starten". Die drei KI-Aufrufe laufen parallel für optimale Performance.
Datenschutz & DSGVO
Keine personenbezogenen Daten
Der Digitale Rendite Rechner verarbeitet keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO. Die eingegebenen Eckdaten beziehen sich ausschliesslich auf organisatorische und finanzielle Kennzahlen eines Digitalisierungsvorhabens — nicht auf natürliche Personen.
Das Feld "Verantwortlicher" dient lediglich der Zuordnung im generierten Dokument und wird nicht gespeichert, weitergeleitet oder mit anderen Daten verknüpft.
Keine Datenspeicherung
Die Anwendung speichert keine Eingabedaten dauerhaft. Alle Berechnungen werden im Arbeitsspeicher des Servers durchgeführt und nach dem Seitenaufruf verworfen. Es gibt keine Datenbank, keine Nutzerverwaltung und kein Logging von Eingabedaten.
KI-Verarbeitung (Claude API)
Wenn die KI-Bewertung aktiviert ist, werden die eingegebenen Eckdaten an die Anthropic Claude API übermittelt. Das gilt auch für den KI-Schnelleinstieg: Die dort eingegebene Freitext-Beschreibung Ihres Vorhabens wird an die Claude API übermittelt, um daraus die Eckdaten abzuleiten. Ohne konfigurierten API-Schlüssel verlässt die Beschreibung den Server nicht; sie wird dann lediglich in die Formularfelder übernommen. Dabei gilt:
- Kein Training: Anthropic verwendet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle. Dies ist vertraglich in den Anthropic API Terms of Service geregelt.
- Keine Speicherung: Die übermittelten Daten werden von Anthropic nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet und danach gelöscht. Es findet keine dauerhafte Speicherung der Eingaben oder Ergebnisse statt.
- Keine personenbezogenen Daten: An die API werden ausschliesslich Projektbeschreibungen, Kennzahlen und finanzielle Parameter übermittelt — keine Namen, Adressen, Geburtsdaten oder andere personenbezogene Informationen.
- Verschlüsselung: Die Kommunikation mit der Anthropic API erfolgt ausschliesslich über TLS-verschlüsselte Verbindungen (HTTPS).
- Serverstandort: Anthropic betreibt seine API-Server in den USA. Es gelten die EU-Standardvertragsklauseln für den internationalen Datentransfer.
KI-Deaktivierung
Die KI-Verarbeitung kann jederzeit per Checkbox deaktiviert werden. In diesem Fall verlassen keine Daten den Server — die gesamte Berechnung erfolgt lokal und regelbasiert.
DSGVO-Konformität
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Art. 5 — Datenminimierung | Es werden nur die für die Berechnung notwendigen Eckdaten erhoben. Keine Erhebung personenbezogener Daten. |
| Art. 6 — Rechtmässigkeit | Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Wirtschaftlichkeitsbewertung kommunaler Vorhaben. |
| Art. 17 — Recht auf Löschung | Keine dauerhafte Speicherung — Daten werden nach jeder Sitzung automatisch verworfen. |
| Art. 25 — Privacy by Design | Keine Nutzerkonten, kein Tracking, keine Cookies, keine Analyse-Tools. Minimale Datenverarbeitung. |
| Art. 28 — Auftragsverarbeitung | Anthropic als Auftragsverarbeiter für KI-Funktionen. API Terms of Service regeln Datenverarbeitung und Löschung. |
| Art. 44 — Drittlandtransfer | Bei aktivierter KI: Datentransfer in die USA auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln. Bei deaktivierter KI: Kein Drittlandtransfer. |
Methodik: WiBe-Light
Die WiBe-Light (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Light) ist eine vereinfachte Version der WiBe 5.0 des Bundes. Sie eignet sich für eine erste Einschätzung kommunaler Digitalisierungsvorhaben.
Berechnungsgrundlagen
- Personalkosten: 48.000 EUR Brutto/VZÄ × Steigerungsfaktor 1,7 = 81.600 EUR Gesamtkosten/VZÄ
- Kostensteigerung: 2% p.a. auf alle laufenden Kosten (Inflation)
- Investitionsverteilung: 30% Projektmanagement, 45% Beschaffung, 15% Change, 10% Schulung
- Wartungskosten: 18% der Investitionssumme pro Jahr
- Einsparungen: Beginnen ab Jahr 2 (Jahr 1 = Implementierung)
- Amortisation: Zeitpunkt, ab dem die kumulierten Netto-Einsparungen positiv werden
Abgrenzung
Die WiBe-Light ist kein vollständiges WiBe-5.0-Tool. Es fehlen:
- Barwertberechnung (Abzinsung)
- Risikoanalyse und Sensitivitätsanalyse
- Externe Quellen und Marktpreisvergleiche
- Detaillierte Personalbedarfsplanung
Häufige Fragen
Wie genau sind die berechneten Zahlen?
Die Zahlen sind Schätzungen für eine erste Einordnung. Sie basieren auf Durchschnittswerten (KGSt-Personalkostensätze, typische Wartungskosten) und den von Ihnen eingegebenen Eckdaten. Für eine belastbare Wirtschaftlichkeitsberechnung ist eine detaillierte Analyse mit realen Kostendaten erforderlich.
Warum beginnen die Einsparungen erst ab Jahr 2?
Im ersten Jahr wird die neue Lösung implementiert. Erfahrungsgemäss treten Produktivitätsgewinne erst nach der Einführungs- und Einarbeitungsphase ein.
Was bedeutet der Personalkosten-Steigerungsfaktor 1,7?
Der Faktor 1,7 multipliziert die Brutto-Personalkosten, um die tatsächlichen Gesamtkosten pro VZÄ zu berechnen. Er enthält Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Sachkostenpauschale und Gemeinkosten. Der Wert 1,7 entspricht der KGSt-Empfehlung.
Kann ich eigene Szenarien hinzufügen?
Ja. Legen Sie eine neue YAML-Datei im Verzeichnis digitale_rendite/szenarien/ an.
Die Datei wird automatisch als Beispiel-Button auf der Startseite angezeigt.
Orientieren Sie sich an den vorhandenen Dateien als Vorlage.
Funktioniert der Rechner ohne Internetverbindung?
Ja — ohne die KI-Funktionen. Die regelbasierte Berechnung, die Excel-Generierung und die Template-Ratsvorlage funktionieren komplett offline. Nur für die KI-gestützte Kostenplausibilisierung, NWA-Bewertung und Ratsvorlage-Generierung wird eine Internetverbindung benötigt.