Anleitung & Hilfe
Schritt fuer Schritt zur Wirtschaftlichkeitsbewertung
Was macht der Digitale Rendite Rechner?
Der Digitale Rendite Rechner erstellt aus wenigen Eckdaten eine WiBe-Light Wirtschaftlichkeitsbewertung fuer kommunale Digitalisierungsvorhaben. Er vergleicht den Status Quo (Ist-Zustand) mit einer digitalen Alternative ueber einen Betrachtungszeitraum von typischerweise 5 Jahren.
Das Tool liefert drei Ergebnisse:
Kostenvergleich beider Szenarien ueber 5 Jahre mit Amortisationsberechnung
Nutzwertanalyse mit 6 gewichteten Kriterien (Buergerzufriedenheit, Prozessqualitaet etc.)
Excel-Datei (WiBe-Light, 7 Sheets) und Word-Ratsvorlage mit Beschlussvorschlag
Schritt 1: Eckdaten eingeben
Beispiel-Szenarien laden
Am schnellsten starten Sie mit einem der vorbereiteten Beispielszenarien. Klicken Sie auf einen der Buttons oberhalb des Formulars — alle Felder werden automatisch befuellt. Sie koennen die Werte anschliessend anpassen.
Pflichtfelder
| Feld | Erklaerung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kommune / Organisation | Name Ihrer Kommune mit Einwohnerzahl. Hilft bei der Einordnung der Projektgroesse. | Stadt Mittelhausen (40.000 EW) |
| Projekttyp / Vorhaben | Benennen Sie die geplante digitale Loesung moeglichst konkret. | KI-gestuetzter VoiceBot fuer Buergerservice |
| Verantwortlicher | Person mit Rolle/Funktion, die fuer das Vorhaben verantwortlich ist. | CDO Peter Digital |
| Aktueller Prozess | Beschreiben Sie den heutigen Ablauf: Wer macht was, wie oft, wie lange? Wo liegen die Probleme? | Telefonische Erstberatung durch 3 Sachbearbeiter, 15.000 Anrufe/Jahr, 8 Min Gespraechsdauer |
| Geplante Loesung | Beschreiben Sie die angestrebte digitale Loesung: Was wird automatisiert? Welche Technologie? | KI-VoiceBot beantwortet 60% der Standardanfragen automatisch (24/7) |
| Betroffene VZAe | Vollzeitaequivalente — Anzahl der Mitarbeiter, die heute an diesem Prozess arbeiten (umgerechnet auf Vollzeitstellen). | 3,0 |
| Vorgangsvolumen / Jahr | Anzahl der Vorgaenge, Antraege oder Transaktionen pro Jahr. | 15.000 |
| Bearbeitungszeit (Min/Vorgang) | Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang in Minuten. | 8 |
| Erwartete Zeitersparnis (%) | Wie viel Prozent der heutigen Bearbeitungszeit soll durch die neue Loesung eingespart werden? | 60 |
Optionale Felder
Klicken Sie auf "Erweiterte Parameter anzeigen" fuer weitere Einstellungen:
| Feld | Standard | Erklaerung |
|---|---|---|
| Geschaetzte Investitionskosten | Automatisch | Leer lassen fuer eine automatische Schaetzung basierend auf Projektgroesse |
| Startjahr | 2026 | Ab welchem Jahr die Betrachtung beginnt |
| Betrachtungszeitraum | 5 Jahre | Empfehlung: 5 Jahre fuer kleinere bis mittlere Projekte |
| Personalkosten-Steigerungsfaktor | 1,7 | Multiplikator auf Brutto-Personalkosten (AG-Anteile, Gemeinkosten). KGSt-Empfehlung: 1,7 |
| Jaehrliche Kostensteigerung | 0,02 (2%) | Jaehrliche Preis-/Inflationssteigerung (EZB-Ziel: 2%) |
Schritt 2: Berechnung starten
Klicken Sie auf "Berechnung starten". Der Rechner fuehrt folgende Schritte durch:
Pruefung aller Eingaben auf Vollstaendigkeit und Plausibilitaet
Berechnung der Kosten fuer Status Quo und Alternative ueber den gesamten Betrachtungszeitraum. Mit KI: Plausibilisierung der Investitionsschaetzung durch Claude.
Bewertung von 6 qualitativen Kriterien. Mit KI: Individuelle Bewertung und Begruendung statt Standardscores.
Erstellung des Ratsvorlagen-Textes mit Beschlussvorschlag. Mit KI: Vollstaendiger Text in Verwaltungssprache.
Generierung der Excel-Datei (7 Sheets) und der Word-Ratsvorlage
Schritt 3: Ergebnis interpretieren
Ampel-Dashboard
Das SVG-Dashboard oben auf der Ergebnisseite zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:
- Ampel: Gruen = wirtschaftlich vorteilhaft, Rot = nicht wirtschaftlich
- Delta Netto: Einsparung (negativ = Vorteil fuer Alternative) ueber den gesamten Betrachtungszeitraum
- Amortisation: Kreisdiagramm zeigt, nach wie vielen Jahren sich die Investition rechnet
- NWA-Score: Balkenvergleich der qualitativen Bewertung beider Szenarien
Monetaere Bewertung
Die Tabelle vergleicht beide Szenarien in fuenf Kategorien:
- Einmalige Kosten: Investition in Projekt, Software, Beratung, Schulung
- Laufende Kosten: Personal, Betrieb, Wartung, externe Dienstleistungen
- Gesamtkosten: Summe aus einmalig + laufend
- Einsparungen: Personal-, Sach- und Prozesseinsparungen (ab Jahr 2)
- Netto-Ergebnis: Gesamtkosten minus Einsparungen — die entscheidende Kennzahl
Nutzwertanalyse (NWA)
Sechs qualitative Kriterien werden mit Scores von 1-5 bewertet und gewichtet:
| Kriterium | Gewichtung | Was wird bewertet? |
|---|---|---|
| Buergerzufriedenheit | 20 % | Servicequalitaet, Erreichbarkeit, Wartezeiten |
| Prozessqualitaet | 20 % | Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Medienbrueche |
| Rechtssicherheit | 15 % | Compliance, Archivierung, Nachweisfuehrung |
| Mitarbeiterzufriedenheit | 15 % | Routinearbeit vs. Facharbeit, Arbeitsbelastung |
| Zukunftsfaehigkeit | 15 % | Skalierbarkeit, Technologieoffenheit, Integration |
| Datenschutz | 15 % | IT-Sicherheit, DSGVO, technische Massnahmen |
Schritt 4: Dokumente herunterladen
Excel-Datei (WiBe-Light)
Die Excel-Datei enthaelt 7 Sheets:
| Sheet | Inhalt |
|---|---|
| Dashboard | Gesamtuebersicht mit monetaerer und qualitativer Bewertung |
| Szenario 0 - Status Quo | Kosten des Ist-Zustands ueber 5 Jahre (aufgeschluesselt) |
| Szenario 1 - Alternative | Investition, laufende Kosten und Einsparungen der neuen Loesung |
| Parameter | Alle Eckdaten und finanziellen Parameter |
| Nutzwertanalyse | 6 Kriterien mit Scores, Gewichtung und Anmerkungen |
| Vergleich & Visualisierung | Kostenvergleich, Amortisation und Balkendiagramm |
| Anleitung | 5-Schritte-Kurzanleitung |
Word-Ratsvorlage
Die Ratsvorlage ist als Word-Dokument (.docx) formatiert und enthaelt:
- Anlass und Ausgangslage
- Strategisches Ziel im OKR-Format (Objective + 3 Key Results)
- Wirtschaftlichkeitsbewertung mit Zahlen aus der WiBe-Light
- Investitionsbedarf und Finanzierung
- Formulierter Beschlussvorschlag fuer den Gemeinderat
KI-Funktionen (Claude Sonnet 4.6)
Der Rechner nutzt optional die Claude API fuer drei Aufgaben:
| Funktion | Ohne KI (regelbasiert) | Mit KI (Claude) |
|---|---|---|
| Kostenplausibilisierung | Standardverteilung: 30% PM, 45% Beschaffung, 15% Change, 10% Schulung | Individuelle Verteilung und Anmerkungen basierend auf Projekttyp |
| Nutzwertanalyse | Standardscores basierend auf Zeitersparnis-Schwellwerten | Individuelle Scores (1-5) mit projektspezifischer Begruendung pro Kriterium |
| Ratsvorlage | Template mit eingesetzten Zahlen | Vollstaendig generierter Text in Verwaltungssprache |
Die KI-Checkbox ist auf der Startseite neben dem Button "Berechnung starten". Die drei KI-Aufrufe laufen parallel fuer optimale Performance.
Datenschutz & DSGVO
Keine personenbezogenen Daten
Der Digitale Rendite Rechner verarbeitet keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO. Die eingegebenen Eckdaten beziehen sich ausschliesslich auf organisatorische und finanzielle Kennzahlen eines Digitalisierungsvorhabens — nicht auf natuerliche Personen.
Das Feld "Verantwortlicher" dient lediglich der Zuordnung im generierten Dokument und wird nicht gespeichert, weitergeleitet oder mit anderen Daten verknuepft.
Keine Datenspeicherung
Die Anwendung speichert keine Eingabedaten dauerhaft. Alle Berechnungen werden im Arbeitsspeicher des Servers durchgefuehrt und nach dem Seitenaufruf verworfen. Es gibt keine Datenbank, keine Nutzerverwaltung und kein Logging von Eingabedaten.
KI-Verarbeitung (Claude API)
Wenn die KI-Bewertung aktiviert ist, werden die eingegebenen Eckdaten an die Anthropic Claude API uebermittelt. Dabei gilt:
- Kein Training: Anthropic verwendet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle. Dies ist vertraglich in den Anthropic API Terms of Service geregelt.
- Keine Speicherung: Die uebermittelten Daten werden von Anthropic nur fuer die Dauer der Anfrage verarbeitet und danach geloescht. Es findet keine dauerhafte Speicherung der Eingaben oder Ergebnisse statt.
- Keine personenbezogenen Daten: An die API werden ausschliesslich Projektbeschreibungen, Kennzahlen und finanzielle Parameter uebermittelt — keine Namen, Adressen, Geburtsdaten oder andere personenbezogene Informationen.
- Verschluesselung: Die Kommunikation mit der Anthropic API erfolgt ausschliesslich ueber TLS-verschluesselte Verbindungen (HTTPS).
- Serverstandort: Anthropic betreibt seine API-Server in den USA. Es gelten die EU-Standardvertragsklauseln fuer den internationalen Datentransfer.
KI-Deaktivierung
Die KI-Verarbeitung kann jederzeit per Checkbox deaktiviert werden. In diesem Fall verlassen keine Daten den Server — die gesamte Berechnung erfolgt lokal und regelbasiert.
DSGVO-Konformitaet
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Art. 5 — Datenminimierung | Es werden nur die fuer die Berechnung notwendigen Eckdaten erhoben. Keine Erhebung personenbezogener Daten. |
| Art. 6 — Rechtmaessigkeit | Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Wirtschaftlichkeitsbewertung kommunaler Vorhaben. |
| Art. 17 — Recht auf Loeschung | Keine dauerhafte Speicherung — Daten werden nach jeder Sitzung automatisch verworfen. |
| Art. 25 — Privacy by Design | Keine Nutzerkonten, kein Tracking, keine Cookies, keine Analyse-Tools. Minimale Datenverarbeitung. |
| Art. 28 — Auftragsverarbeitung | Anthropic als Auftragsverarbeiter fuer KI-Funktionen. API Terms of Service regeln Datenverarbeitung und Loeschung. |
| Art. 44 — Drittlandtransfer | Bei aktivierter KI: Datentransfer in die USA auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln. Bei deaktivierter KI: Kein Drittlandtransfer. |
Methodik: WiBe-Light
Die WiBe-Light (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Light) ist eine vereinfachte Version der WiBe 5.0 des Bundes. Sie eignet sich fuer eine erste Einschaetzung kommunaler Digitalisierungsvorhaben.
Berechnungsgrundlagen
- Personalkosten: 48.000 EUR Brutto/VZAe × Steigerungsfaktor 1,7 = 81.600 EUR Gesamtkosten/VZAe
- Kostensteigerung: 2% p.a. auf alle laufenden Kosten (Inflation)
- Investitionsverteilung: 30% Projektmanagement, 45% Beschaffung, 15% Change, 10% Schulung
- Wartungskosten: 18% der Investitionssumme pro Jahr
- Einsparungen: Beginnen ab Jahr 2 (Jahr 1 = Implementierung)
- Amortisation: Zeitpunkt, ab dem die kumulierten Netto-Einsparungen positiv werden
Abgrenzung
Die WiBe-Light ist kein vollstaendiges WiBe-5.0-Tool. Es fehlen:
- Barwertberechnung (Abzinsung)
- Risikoanalyse und Sensitivitaetsanalyse
- Externe Quellen und Marktpreisvergleiche
- Detaillierte Personalbedarfsplanung
Haeufige Fragen
Wie genau sind die berechneten Zahlen?
Die Zahlen sind Schaetzungen fuer eine erste Einordnung. Sie basieren auf Durchschnittswerten (KGSt-Personalkostensaetze, typische Wartungskosten) und den von Ihnen eingegebenen Eckdaten. Fuer eine belastbare Wirtschaftlichkeitsberechnung ist eine detaillierte Analyse mit realen Kostendaten erforderlich.
Warum beginnen die Einsparungen erst ab Jahr 2?
Im ersten Jahr wird die neue Loesung implementiert. Erfahrungsgemaess treten Produktivitaetsgewinne erst nach der Einfuehrungs- und Einarbeitungsphase ein.
Was bedeutet der Personalkosten-Steigerungsfaktor 1,7?
Der Faktor 1,7 multipliziert die Brutto-Personalkosten, um die tatsaechlichen Gesamtkosten pro VZAe zu berechnen. Er enthaelt Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Sachkostenpauschale und Gemeinkosten. Der Wert 1,7 entspricht der KGSt-Empfehlung.
Kann ich eigene Szenarien hinzufuegen?
Ja. Legen Sie eine neue YAML-Datei im Verzeichnis digitale_rendite/szenarien/ an.
Die Datei wird automatisch als Beispiel-Button auf der Startseite angezeigt.
Orientieren Sie sich an den vorhandenen Dateien als Vorlage.
Funktioniert der Rechner ohne Internetverbindung?
Ja — ohne die KI-Funktionen. Die regelbasierte Berechnung, die Excel-Generierung und die Template-Ratsvorlage funktionieren komplett offline. Nur fuer die KI-gestuetzte Kostenplausibilisierung, NWA-Bewertung und Ratsvorlage-Generierung wird eine Internetverbindung benoetigt.