Anleitung & Hilfe
Schritt für Schritt zur Wirtschaftlichkeitsbewertung
Was macht der Digitale Rendite Rechner?
Der Digitale Rendite Rechner erstellt aus wenigen Eckdaten eine WiBe-Light Wirtschaftlichkeitsbewertung für kommunale Digitalisierungsvorhaben. Er vergleicht den Status Quo (Ist-Zustand) mit einer digitalen Alternative über einen Betrachtungszeitraum von typischerweise 5 Jahren.
Das Tool liefert drei Ergebnisse:
Kostenvergleich beider Szenarien über 5 Jahre mit Amortisationsberechnung
Nutzwertanalyse mit 6 gewichteten Kriterien (Bürgerzufriedenheit, Prozessqualität etc.)
Excel-Datei (WiBe-Light, fünf Blätter) und Word-Ratsvorlage mit Beschlussvorschlag
Schritt 1: Eckdaten eingeben
Beispiel-Szenarien laden
Am schnellsten starten Sie mit einem der vorbereiteten Beispielszenarien. Wählen Sie eines im Auswahlfeld „Beispiel übernehmen“ oberhalb des Formulars, alle Felder werden automatisch befüllt. Sie können die Werte anschließend anpassen.
Pflichtfelder
| Feld | Erklärung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kommune / Organisation | Name Ihrer Kommune mit Einwohnerzahl. Hilft bei der Einordnung der Projektgrösse. | Stadt Mittelhausen (40.000 EW) |
| Projekttyp / Vorhaben | Benennen Sie die geplante digitale Lösung möglichst konkret. | KI-gestützter VoiceBot für Bürgerservice |
| Verantwortlicher | Person mit Rolle/Funktion, die für das Vorhaben verantwortlich ist. | CDO Peter Digital |
| Aktueller Prozess | Beschreiben Sie den heutigen Ablauf: Wer macht was, wie oft, wie lange? Wo liegen die Probleme? | Telefonische Erstberatung durch 3 Sachbearbeiter, 15.000 Anrufe/Jahr, 8 Min Gesprächsdauer |
| Geplante Lösung | Beschreiben Sie die angestrebte digitale Lösung: Was wird automatisiert? Welche Technologie? | KI-VoiceBot beantwortet 60% der Standardanfragen automatisch (24/7) |
| Betroffene VZÄ | Vollzeitäquivalente — Anzahl der Mitarbeiter, die heute an diesem Prozess arbeiten (umgerechnet auf Vollzeitstellen). | 3,0 |
| Vorgangsvolumen / Jahr | Anzahl der Vorgänge, Anträge oder Transaktionen pro Jahr. | 15.000 |
| Bearbeitungszeit (Min/Vorgang) | Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang in Minuten. | 8 |
| Erwartete Zeitersparnis (%) | Wie viel Prozent der heutigen Bearbeitungszeit soll durch die neue Lösung eingespart werden? | 60 |
Zielzustand und Termin (optional)
Muss Ihr Vorhaben bis zu einem bestimmten Termin fertig sein? Dann tragen Sie im Abschnitt "Zielzustand und Termin" ein, was genau erreicht sein soll, bis wann, und wie lange der Weg dorthin dauert: einmal mit der geplanten Lösung, einmal im heutigen Ablauf. Die Dauern werden in Monaten angegeben, damit sie eindeutig sind: 12 Monate sind ein Jahr, 120 Monate sind zehn Jahre.
Der Rechner sagt Ihnen dann zwei Dinge nebeneinander: ob sich das Vorhaben rechnet, und ob der Termin zu halten ist. Beides kann auseinanderfallen. Genau darum geht es: Ein Vorhaben kann teurer sein als der heutige Ablauf und trotzdem richtig, wenn der Zielzustand nur so rechtzeitig erreicht wird.
Lassen Sie die Felder leer, ändert sich am Ergebnis nichts. Sie können auch nur einen Teil ausfüllen: Wer beide Dauern kennt, aber keinen politischen Termin hat, bekommt trotzdem den Zeitgewinn ausgewiesen.
Optionale Felder
Klicken Sie auf "Erweiterte Parameter anzeigen" für weitere Einstellungen:
| Feld | Standard | Erklärung |
|---|---|---|
| Geschätzte Investitionskosten | Automatisch | Leer lassen für eine automatische Schätzung aus der Zahl der VZÄ; eine eingetragene 0 bleibt 0 |
| Startjahr | 2026 | Ab welchem Jahr die Betrachtung beginnt |
| Betrachtungszeitraum | 5 Jahre | Empfehlung: 5 Jahre für kleinere bis mittlere Projekte |
| Personalkosten-Steigerungsfaktor | 1,75 | Multiplikator auf Brutto-Personalkosten (AG-Anteile, Gemeinkosten). KGSt-Empfehlung: 1,7 |
| Jährliche Kostensteigerung | 0,02 (2%) | Jährliche Preis-/Inflationssteigerung (EZB-Ziel: 2%) |
Schritt 2: Berechnung starten
Klicken Sie auf "Berechnung starten". Der Rechner führt folgende Schritte durch:
Prüfung aller Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität
Berechnung der Kosten für Status Quo und Alternative über den gesamten Betrachtungszeitraum. Mit KI: Plausibilisierung der Investitionsschätzung durch Claude.
Bewertung von 6 qualitativen Kriterien. Mit KI: Individuelle Bewertung und Begründung statt Standardscores.
Erstellung des Ratsvorlagen-Textes mit Beschlussvorschlag. Mit KI: Vollständiger Text in Verwaltungssprache.
Generierung der Excel-Datei (fünf Blätter) und der Word-Ratsvorlage
Schritt 3: Ergebnis interpretieren
Ampel-Dashboard
Das SVG-Dashboard oben auf der Ergebnisseite zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:
- Ampel: Grün = wirtschaftlich vorteilhaft, Rot = nicht wirtschaftlich
- Delta Netto: Einsparung (negativ = Vorteil für Alternative) über den gesamten Betrachtungszeitraum
- Amortisation: Kreisdiagramm zeigt, nach wie vielen Jahren sich die Investition rechnet
- NWA-Score: Balkenvergleich der qualitativen Bewertung beider Szenarien
Monetäre Bewertung
Die Tabelle vergleicht beide Szenarien in fünf Kategorien:
- Einmalige Kosten: Investition in Projekt, Software, Beratung, Schulung
- Laufende Kosten: Personal, Betrieb, Wartung, externe Dienstleistungen
- Gesamtkosten: Summe aus einmalig + laufend
- Einsparungen: Personal-, Sach- und Prozesseinsparungen (ab Jahr 2)
- Netto-Ergebnis: Gesamtkosten minus Einsparungen — die entscheidende Kennzahl
Zielzustand und Zeitgewinn
Haben Sie einen Zielzustand mit Termin hinterlegt, erscheint dieser Abschnitt zwischen den Kennzahlen und der finanziellen Bewertung. Er beantwortet zwei Fragen: Ist der Zielzustand bis zum gesetzten Termin erreicht, und wie viel früher ist er mit dem Vorhaben erreicht als ohne? Die Gesamtempfehlung unten auf der Seite greift das auf und sagt in Klartext, was das für die Entscheidung bedeutet.
Vier Konstellationen sind möglich, und alle vier werden ausgesprochen. Wird der Termin nur mit dem Vorhaben erreicht, ist das ein tragendes Argument, auch bei einem negativen Kapitalwert. Wird er auch im heutigen Ablauf erreicht, trägt der Termin die Entscheidung nicht, und es zählen wieder Geld und Qualität. Wird er mit dem Vorhaben verfehlt, wird das Vorhaben ausdrücklich als nicht zielführend gekennzeichnet, auch wenn es sich rechnet.
Nutzwertanalyse (NWA)
Nicht jeder Nutzen ist eine eingesparte Stunde. Ein Chatbot spart kaum Zeit, ist aber rund um die Uhr erreichbar; eine interne Automatisierung spart viel Zeit, und der Bürger merkt nichts. Deshalb bewertet die Nutzwertanalyse 7 qualitative Kriterien getrennt vom Geld. Fünf davon stammen aus dem Werkstatt-Workshop mit den KAAW-Kommunen, zwei sind Pflichtkriterien jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
| Kriterium | Gewicht | Leitfragen |
|---|---|---|
| Bürgerfreundlichkeit / Servicequalität | 20 % | Wie einfach ist der Weg für Bürgerinnen und Bürger? Gibt es Behördengänge, Wartezeiten, Rückfragen wegen fehlender Unterlagen? Merkt der Bürger die Verbesserung überhaupt? |
| Erreichbarkeit | 15 % | Wann und wo ist die Leistung erreichbar: nur zu Öffnungszeiten am Schalter, oder rund um die Uhr online und telefonisch? Wie oft läuft jemand ins Leere? |
| Mitarbeiterzufriedenheit | 15 % | Wie viel Routine und Doppelerfassung steckt in der Arbeit? Bleibt Zeit für die Fälle, die Fachwissen brauchen? Wie ist die Belastung in Spitzenzeiten? |
| Fehlerquote / Prozessqualität | 20 % | Wie oft müssen Vorgänge nachgebessert, zurückgeschickt oder doppelt bearbeitet werden? Gibt es Medienbrüche, an denen Informationen verloren gehen? |
| Außenwirkung / Image | 10 % | Wie wirkt die Verwaltung nach außen: auf Bürger, Unternehmen, Presse, Rat? Ist das Vorhaben sichtbar, oder bleibt es intern? |
| Rechtssicherheit / Datenschutz | 10 % | Sind Fristen, Nachweise und Archivierung revisionssicher? Sind Datenschutz und IT-Sicherheit geregelt, oder gibt es offene Fragen (Datenschutz-Folgenabschätzung, Verfahrensverzeichnis)? |
| Zukunftsfähigkeit / Skalierbarkeit | 10 % | Trägt die Lösung auch bei steigenden Fallzahlen und neuen Anforderungen? Lässt sie sich an andere Verfahren anschließen, oder ist sie eine Insel? |
So tragen Sie Ihre Einschätzung ein: Je Kriterium eine Ampel für heute und eine für die Lösung (rot = schlecht, gelb = mittel, grün = gut) plus ein bis zwei Sätze Begründung. Die Ampeln gehen als 1, 3 und 5 Punkte in die Rechnung ein, gewichtet mit den Prozentsätzen, die Sie im Formular ändern können. Die Begründung ist Pflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind, und steht wörtlich in Excel und Ratsvorlage.
Lassen Sie ein Kriterium leer, schätzt der Rechner es aus Ihrer Beschreibung, regelbasiert oder mit KI. Solche Zeilen sind in Ergebnis, Excel und Ratsvorlage als Schätzung gekennzeichnet. Für eine Vorlage, die vor Rat und Rechnungsprüfung hält, sollte die Verwaltung alle Kriterien selbst einschätzen.
Schritt 4: Dokumente herunterladen
Excel-Datei (WiBe-Light)
Die Excel-Datei enthält fünf Blätter in der Lesereihenfolge der Ergebnisseite. Sie ist ein lebendes Formelmodell: Die blau hinterlegten Zellen auf dem Blatt Annahmen sind veränderbar, alle Blätter rechnen dann neu, und die Ampelfarben folgen den Werten.
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Urteil, vier Kennzahlen, finanzielle und qualitative Sicht, Zielzustand; eine Seite für Rat und Verwaltungsvorstand |
| Kostenvergleich | Jede Kostenposition je Jahr, erst heute, dann mit Lösung; Vergleich, Abzinsung und Kapitalwert mit zwei Diagrammen |
| Nutzwert | Sieben Nutzenkriterien mit Ampel, Gewicht, Punkten, Begründung und Herkunft der Bewertung, dazu das Netzdiagramm |
| Annahmen | Alle Eingaben und die daraus berechneten Werte mit Erläuterung |
| Anleitung | Die fünf Blätter, die Farblegende und die Methode in fünf Sätzen |
Word-Ratsvorlage
Die Ratsvorlage ist als Word-Dokument (.docx) formatiert und enthält:
- Anlass und Ausgangslage
- Strategisches Ziel im OKR-Format (Objective + 3 Key Results)
- Wirtschaftlichkeitsbewertung mit Zahlen aus der WiBe-Light
- Investitionsbedarf und Finanzierung
- Formulierter Beschlussvorschlag für den Gemeinderat
KI-Funktionen (Claude Sonnet 4.6)
Der Rechner nutzt optional die Claude API für drei Aufgaben:
| Funktion | Ohne KI (regelbasiert) | Mit KI (Claude) |
|---|---|---|
| Kostenplausibilisierung | Standardverteilung: 30% PM, 45% Beschaffung, 15% Change, 10% Schulung | Individuelle Verteilung und Anmerkungen basierend auf Projekttyp |
| Nutzwertanalyse | Standardscores basierend auf Zeitersparnis-Schwellwerten | Individuelle Scores (1-5) mit projektspezifischer Begründung pro Kriterium |
| Ratsvorlage | Template mit eingesetzten Zahlen | Vollständig generierter Text in Verwaltungssprache |
Die KI-Checkbox ist auf der Startseite neben dem Button "Berechnung starten". Die drei KI-Aufrufe laufen parallel für optimale Performance.
Datenschutz & DSGVO
Welche Daten Sie eingeben
Die Eckdaten eines Vorhabens beschreiben organisatorische und finanzielle Kennzahlen, nicht natürliche Personen: Vorgangszahlen, Bearbeitungszeiten, Kosten. Personenbezogene Daten erhebt der Rechner nicht.
Eine Ausnahme können Sie selbst schaffen: Das Feld Verantwortlich nimmt auf, was Sie hineinschreiben. Tragen Sie dort einen Namen ein, ist das ein personenbezogenes Datum, und es wird mitgespeichert, sobald Sie das Vorhaben ablegen; es steht außerdem auf dem Deckblatt der Ratsvorlage. Wir empfehlen deshalb eine Rolle statt eines Namens, also etwa "Fachbereich Bauen und Planen".
Rechnen und Speichern sind zwei verschiedene Dinge
Das ist die Entscheidung, die Sie selbst treffen, und sie bestimmt, was mit Ihren Angaben geschieht.
Wenn Sie nur rechnen, ohne angemeldet zu sein, wird nichts dauerhaft gespeichert. Ihre Angaben werden im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet. Das Berechnungsergebnis bleibt dort höchstens acht Stunden liegen, damit Sie die Excel-Mappe und die Ratsvorlage noch herunterladen können; danach wird es verworfen. In Ihrem eigenen Browser sichert der Rechner die Eingaben des Prozessformulars zusätzlich, damit nichts verloren geht, wenn Sie die Seite verlassen. Diese Sicherung liegt allein auf Ihrem Gerät und erreicht den Server nie. Kommen Sie binnen sieben Tagen zurück, bietet der Rechner sie Ihnen an; danach verwirft er sie beim nächsten Besuch. Sofort los sind Sie sie über "Verwerfen" im Hinweis über dem Formular.
Wenn Sie ein Vorhaben speichern, bleibt es liegen, und zwar in einer Datenbank auf dem Server. Zu jedem Speichern wird eine Fassung mitgeschrieben, damit auch später noch nachvollziehbar ist, welcher Stand einem Gremium vorlag. Sichtbar ist das Vorhaben nur für Ihre eigene Kommune; andere Häuser sehen es nicht. Löschen können Sie es jederzeit selbst unter „Meine Vorhaben“, samt seiner Fassungen.
Anmeldung und Cookies
Für das Speichern brauchen Sie eine Anmeldung. Der Rechner kennt dafür ein Passwort je Kommune, keine persönlichen Nutzerkonten; gespeichert wird davon nur ein Prüfwert, aus dem sich das Passwort nicht zurückrechnen lässt.
Der Rechner setzt zwei Cookies, beide ohne Bezug zu Ihrer Person und ohne Tracking: eines für die Sitzung, damit Ihre Anmeldung und Ihre Downloads Ihnen zugeordnet bleiben, und eines, das sich merkt, welche Neuerungen Sie schon gesehen haben. Analyse- oder Werbewerkzeuge gibt es nicht.
Auch die Schriftarten kommen von diesem Server. Ihr Browser baut beim Aufruf keine Verbindung zu einem Dritten auf, es geht also auch keine IP-Adresse irgendwo anders hin. Bis September 2026 lagen die Schriften bei Google Fonts; das ist umgestellt.
KI-Verarbeitung (Claude API)
Wenn die KI-Bewertung aktiviert ist, werden die eingegebenen Eckdaten an die Anthropic Claude API übermittelt. Dabei gilt:
- Kein Training: Anthropic verwendet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle. Dies ist vertraglich in den Anthropic API Terms of Service geregelt.
- Keine Speicherung: Die übermittelten Daten werden von Anthropic nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet und danach gelöscht. Es findet keine dauerhafte Speicherung der Eingaben oder Ergebnisse statt.
- Was übermittelt wird: Die Beschreibung Ihres Vorhabens, die Kennzahlen und die Ergebnisse der Rechnung. Namen erhebt der Rechner dafür nicht: Das Feld "Verantwortlich" bleibt bewusst außen vor und wird nicht mitgeschickt. Was Sie in die beiden Beschreibungsfelder schreiben, geht dagegen mit, denn genau daraus formuliert die KI. Schreiben Sie dort keine Namen hinein, wenn Sie das nicht möchten.
- Verschlüsselung: Die Kommunikation mit der Anthropic API erfolgt ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen (HTTPS).
- Serverstandort: Anthropic betreibt seine API-Server in den USA. Es gelten die EU-Standardvertragsklauseln für den internationalen Datentransfer.
KI-Deaktivierung
Die KI-Verarbeitung kann jederzeit per Checkbox deaktiviert werden. In diesem Fall verlassen keine Daten den Server — die gesamte Berechnung erfolgt lokal und regelbasiert.
DSGVO-Konformität
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Art. 5 — Datenminimierung | Es werden nur die für die Berechnung notwendigen Eckdaten erhoben; personenbezogene Daten erhebt der Rechner von sich aus nicht. |
| Art. 6 — Rechtmässigkeit | Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Wirtschaftlichkeitsbewertung kommunaler Vorhaben. |
| Art. 17 — Recht auf Löschung | Was Sie nur rechnen, wird ohnehin verworfen. Was Sie als Vorhaben speichern, löschen Sie unter „Meine Vorhaben“ jederzeit selbst, mitsamt der gespeicherten Fassungen. |
| Art. 25 — Privacy by Design | Rechnen geht ohne Anmeldung und ohne Speicherung. Ein Passwort je Kommune statt persönlicher Nutzerkonten, zwei technisch notwendige Cookies, kein Tracking, keine Analyse-Werkzeuge. |
| Art. 28 — Auftragsverarbeitung | Anthropic als Auftragsverarbeiter für KI-Funktionen. API Terms of Service regeln Datenverarbeitung und Löschung. |
| Art. 44 — Drittlandtransfer | Bei aktivierter KI: Datentransfer in die USA auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln. Bei deaktivierter KI: Kein Drittlandtransfer. |
Methodik: WiBe-Light
Die WiBe-Light (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Light) ist eine vereinfachte Version der WiBe 5.0 des Bundes. Sie eignet sich für eine erste Einschätzung kommunaler Digitalisierungsvorhaben.
Berechnungsgrundlagen
- Personalkosten: Monatswert aus der TVöD-VKA-Tabelle 2025 × 12 × KGSt-Faktor. Voreingestellt sind E 9b Stufe 3, also 4.906,88 EUR × 12 = 58.882,56 EUR brutto, mit dem Faktor 1,75 rund 103.044 EUR Vollkosten je Vollzeitstelle. Entgeltgruppe, Stufe und Faktor stellen Sie im Formular unter den erweiterten Parametern ein.
- Kostensteigerung: 2% p.a. auf alle laufenden Kosten (Inflation)
- Investitionsverteilung: 30% Projektmanagement, 45% Beschaffung, 15% Change, 10% Schulung
- Wartungskosten: 18% der Investitionssumme pro Jahr, dazu ein fester Jahresbetrag, wenn Sie im Formular Lizenz- oder Mietkosten eingetragen haben
- Einsparungen: Beginnen ab Jahr 2 (Jahr 1 = Implementierung)
- Amortisation: Zeitpunkt, ab dem die kumulierten Netto-Einsparungen positiv werden
Abgrenzung
Die WiBe-Light ist kein vollständiges WiBe-5.0-Tool. Es fehlen:
- Risikoanalyse und Sensitivitätsanalyse
- Externe Quellen und Marktpreisvergleiche
- Detaillierte Personalbedarfsplanung
Häufige Fragen
Wie genau sind die berechneten Zahlen?
Die Zahlen sind Schätzungen für eine erste Einordnung. Sie basieren auf Durchschnittswerten (KGSt-Personalkostensätze, typische Wartungskosten) und den von Ihnen eingegebenen Eckdaten. Für eine belastbare Wirtschaftlichkeitsberechnung ist eine detaillierte Analyse mit realen Kostendaten erforderlich.
Warum beginnen die Einsparungen erst ab Jahr 2?
Im ersten Jahr wird die neue Lösung implementiert. Erfahrungsgemäss treten Produktivitätsgewinne erst nach der Einführungs- und Einarbeitungsphase ein.
Was bedeutet der Personalkosten-Steigerungsfaktor?
Der Faktor multipliziert die Brutto-Personalkosten, um die tatsächlichen Gesamtkosten pro VZÄ zu berechnen. Er enthält Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Sachkostenpauschale und Gemeinkosten. Die KGSt empfiehlt 1,7; für Sie gilt gerade 1,75.
Kann ich eigene Szenarien hinzufügen?
Ja. Legen Sie eine neue YAML-Datei im Verzeichnis digitale_rendite/szenarien/ an.
Die Datei erscheint automatisch im Auswahlfeld „Beispiel übernehmen“ auf der Startseite.
Orientieren Sie sich an den vorhandenen Dateien als Vorlage.
Funktioniert der Rechner ohne Internetverbindung?
Ja — ohne die KI-Funktionen. Die regelbasierte Berechnung, die Excel-Generierung und die Template-Ratsvorlage funktionieren komplett offline. Nur für die KI-gestützte Kostenplausibilisierung, NWA-Bewertung und Ratsvorlage-Generierung wird eine Internetverbindung benötigt.