Vorhaben bewerten

Name der Kommune oder Organisation mit Einwohnerzahl in Klammern. Die Einwohnerzahl hilft bei der Einordnung der Projektgrösse.

Beispiele:
Stadt Mittelhausen (40.000 EW)
Gemeinde Buchental (12.000 EW)
Landkreis Digitalingen (180.000 EW)

Art des Digitalisierungsvorhabens. Benennen Sie die Kernlösung möglichst konkret.

Beispiele:
KI-gestützter VoiceBot für Bürgerservice
Digitaler Rechnungsworkflow (E-Rechnung)
Online-Antragsportal mit KI-Vorprüfung
Digitale Bauakte mit DMS-Integration
Automatisierte Bescheiderstellung

Bis zum Ende welchen Jahres soll der Zielzustand erreicht sein? Es zählt der 31. Dezember dieses Jahres.

Gerechnet wird ab Beginn des Startjahrs der Betrachtung, nicht ab heute. So liefert ein gespeichertes Szenario auch im nächsten Jahr dasselbe Ergebnis.

Wie lange würde es dauern, den Zielzustand mit dem heutigen Vorgehen zu erreichen?

Gemeint ist die Zeit bis zum Zielzustand oben, etwa bis der Aktenbestand digitalisiert ist. Nicht die Bearbeitungszeit eines einzelnen Vorgangs, die steht weiter unten bei den Kennzahlen.

Umrechnung:
12 Monate = 1 Jahr
60 Monate = 5 Jahre
120 Monate = 10 Jahre
180 Monate = 15 Jahre

Wenn es heute praktisch nebenher läuft, schätzen Sie ehrlich, wie viele Jahre das dauert. Das Feld darf auch leer bleiben; dann entfällt nur der Vergleich der Termine.

Wie lange dauert es mit dem geplanten Vorhaben, bis der Zielzustand oben erreicht ist? Gerechnet ab Beginn des Startjahrs, Einführung und Umsetzung zusammengenommen. Auch hier geht es um den Weg zum Zielzustand, nicht um die Bearbeitungszeit eines Vorgangs.

Umrechnung:
12 Monate = 1 Jahr
24 Monate = 2 Jahre

Das Feld darf leer bleiben; dann entfällt nur der Vergleich der Termine.

Vollzeitäquivalente (VZÄ) — Anzahl der Mitarbeiter, die heute an diesem Prozess arbeiten, umgerechnet auf Vollzeitstellen.

Zwei Halbtagskräfte = 1,0 VZÄ
Drei Vollzeitkräfte = 3,0 VZÄ

Zählen Sie nur die Stellenanteile, die diesen Vorgang bearbeiten, nicht den ganzen Fachdienst. Bindet der Vorgang 150 Stunden im Jahr, sind das rund 0,1 VZÄ.

Zur Orientierung: Eine Vollzeitstelle leistet rund 1.500 produktive Stunden im Jahr. Vorgänge × Minuten ÷ 60 ergibt die Stunden des Vorgangs.

Wie die Zahl wirkt: Sie ist die Obergrenze der Einsparung. Der Rechner bildet zwei Werte und nimmt den kleineren: einmal Vorgänge × Bearbeitungszeit × Zeitersparnis, einmal Personalkosten dieser Stellen × Zeitersparnis. Mehr als diese Stellen kosten, kann nicht eingespart werden.

Beispiel: 3 VZÄ zu je rund 100.000 EUR Vollkosten sind 300.000 EUR. Bei 20 % Zeitersparnis liegt die Obergrenze bei 60.000 EUR im Jahr, auch wenn Vorgangszahl und Bearbeitungszeit rechnerisch mehr ergäben. Greift die Obergrenze, sagt Ihnen das Ergebnis das ausdrücklich.

Anzahl der Vorgänge, Anträge oder Transaktionen pro Jahr, die von diesem Prozess betroffen sind.

Typische Werte:
Telefonanrufe Bürgerbüro: 10.000-30.000
Eingangsrechnungen: 3.000-15.000
Wohngeldanträge: 500-5.000
Baugenehmigungen: 200-1.000
Personalvorgänge: 1.000-5.000

Tipp: Schauen Sie in die Jahresstatistik Ihres Fachbereichs.

Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang in Minuten — von Eingang bis Abschluss.

Typische Werte:
Telefonat Bürgerservice: 5-12 Min
Rechnungsbearbeitung: 10-20 Min
Wohngeldantrag komplett: 30-60 Min
Baugenehmigung: 120-480 Min
E-Mail-Anfrage beantworten: 5-15 Min

Tipp: Schätzen Sie eher konservativ. Im Zweifel ein paar Vorgänge mit der Stoppuhr messen.

Wie viel Prozent der heutigen Bearbeitungszeit soll durch die neue Lösung eingespart werden?

Orientierungswerte:
20-30%: Teilautomatisierung (z.B. digitale Formulare)
40-50%: Weitgehende Automatisierung (z.B. DMS + Workflow)
50-70%: Hohe Automatisierung (z.B. KI-Vorprüfung, VoiceBot)
70-90%: Vollautomatisierung (z.B. Dunkelverarbeitung)

Tipp: Starten Sie konservativ. 60% ist ein guter Richtwert für KI-gestützte Lösungen bei Standardvorgängen.

Spart das Vorhaben keine Zeit, macht die Arbeit aber besser, tragen Sie 0 ein. Das Ergebnis stützt sich dann auf die qualitative Bewertung.

Einmalige Gesamtkosten für Beschaffung, Implementierung, Beratung und Schulung einer Lösung, die danach betrieben wird. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie das Feld leer. Der Rechner setzt dann 15.000 EUR je Vollzeitstelle an, mindestens aber 25.000 EUR, und verteilt den Betrag auf die vier Blöcke unten. Jede Ausgabe kennzeichnet die Zahl danach als geschätzt. Eine eingetragene 0 bleibt 0, etwa wenn keine Investition anfällt.

Achtung: Auf diesen Betrag rechnet der Rechner jährliche Folgekosten (Wartung 18%, externer Support 5%, beides unten einstellbar). Einmalige Ausgaben ohne Folgekosten, etwa ein Massenscan von Akten oder eine Datenmigration, gehören in das Feld Migrationskosten.

Typische Investitionen:
KI-VoiceBot: 30.000-80.000 EUR
DMS/Workflow-System: 50.000-150.000 EUR
Online-Antragsportal: 80.000-200.000 EUR
Fachverfahren-Ablösung: 100.000-500.000 EUR

Die Investition wird aufgeteilt in:
30% Projektmanagement & Beratung
45% Beschaffung & Implementierung
15% Organisationsentwicklung & Change
10% Schulung & Einführung

Ein fester Betrag, der jedes Jahr anfällt: Lizenzen, die Miete für eine Software as a Service, ein Wartungsvertrag mit eigenem Preis.

Anders als der Wartungsanteil hängt dieser Betrag nicht an der Investitionssumme. Bei einem Mietmodell steht bei den Investitionskosten oft 0 und hier der Jahresbetrag.

Beispiel: Ein Portal wird vergaberechtlich über vier Jahre für 50.000 EUR beauftragt. Dann sind das 12.500 EUR im Jahr, und die Investitionskosten bleiben 0.

Die jährliche Kostensteigerung wirkt auch auf diesen Betrag. 0 = keine.