Digitalisierung der Bauakten

Hinterlegte Parameter

Allgemein

iName der Kommune oder Organisation, für die die Bewertung erstellt wird.Kommune / Organisation	Stadt Rhede (20.000 EW)
iArt des Digitalisierungsvorhabens, das bewertet wird.Projekttyp	Digitalisierung des Bauaktenbestands (Scan und Erschließung)
iProjektverantwortliche Person.Verantwortlich	Fachbereich Bauen und Planen
iBeschreibung des heutigen, meist manuellen Prozesses.Ist-Zustand	Rund 50.000 Bauakten liegen ausschließlich in Papierform im Kellerarchiv. Wer eine Akte braucht, geht hinunter, sucht sie heraus, kopiert die benötigten Seiten und legt sie zurück. Das passiert etwa 6.000 Mal im Jahr für Bauanträge, Akteneinsicht sowie Anfragen von Nachbarn, Maklern und Kaufinteressenten und dauert im Schnitt 15 Minuten je Vorgang. Eine Digitalisierung nebenher scheitert an der fehlenden Personalkapazität: Bei 9 bis 12 Minuten Vorbereitungsaufwand je Akte wäre der Bestand erst in etwa zwölf Jahren erschlossen.
iBeschreibung der geplanten digitalen Lösung.Geplante Lösung	Der gesamte Bestand wird von einem Dienstleister unsortiert gescannt, KI- gestützt sortiert und mit einem Register versehen. Die Akten liegen danach im Dokumentenmanagementsystem und sind vom Arbeitsplatz aus recherchierbar. Das Papierarchiv läuft während der Umstellung zwei Jahre weiter.
iWofür die Kosten anfallen, in eigenen Worten. Der Text erscheint wörtlich in der Ratsvorlage; höchstens 600 Zeichen.Begründung der Kosten	—
iErstes Jahr der Betrachtung, in der Regel das nächste Haushaltsjahr.Startjahr	2026
iAnzahl der Jahre, über die Kosten und Einsparungen betrachtet werden (üblich 5).Betrachtungszeitraum (Jahre)	5

Zielzustand und Termin

iWas genau soll erreicht sein? Ein Satz, an dem sich das Ergebnis messen lässt. Beispiel: Alle rund 50.000 Bauakten sind digitalisiert und im Dokumentensystem auffindbar.Zielzustand	Alle rund 50.000 Bauakten sind digitalisiert und im Dokumentensystem auffindbar
iBis zum Ende welchen Jahres soll der Zielzustand erreicht sein? Es zählt der 31. Dezember dieses Jahres.Zielzustand erreicht bis Ende	2027
iWie lange würde es dauern, den Zielzustand mit dem heutigen Vorgehen zu erreichen? Angabe in Monaten: 12 = 1 Jahr, 120 = 10 Jahre.Dauer im heutigen Ablauf (Monate)	144
iWie lange dauert es mit dem geplanten Vorhaben, gerechnet ab Beginn des Startjahrs? Angabe in Monaten.Dauer mit der geplanten Lösung (Monate)	22

Mengengerüst

iStellenanteile, die heute diesen Vorgang bearbeiten, nicht der ganze Fachdienst.Betroffene VZÄ	1,2
iAnzahl der Vorgänge bzw. Fälle pro Jahr.Vorgangsvolumen pro Jahr	6000
iDurchschnittliche Bearbeitungszeit je Vorgang im Ist-Zustand.Bearbeitungszeit pro Vorgang (Min.)	15
iAnteil der Bearbeitungszeit, der durch die Digitalisierung entfällt. 0 bei Vorhaben, die vor allem die Qualität verbessern.Erwartete Zeitersparnis (%)	80

Qualitative Bewertung (Nutzwertanalyse)

iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Wie einfach ist der Weg für Bürgerinnen und Bürger? Gibt es Behördengänge, Wartezeiten, Rückfragen wegen fehlender Unterlagen? Merkt der Bürger die Verbesserung überhaupt? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Bürgerfreundlichkeit / Servicequalität: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Bürgerfreundlichkeit / Servicequalität: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Bürgerfreundlichkeit / Servicequalität: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 20. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Bürgerfreundlichkeit / Servicequalität: Gewicht (%)	—
iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Wann und wo ist die Leistung erreichbar: nur zu Öffnungszeiten am Schalter, oder rund um die Uhr online und telefonisch? Wie oft läuft jemand ins Leere? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Erreichbarkeit: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Erreichbarkeit: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Erreichbarkeit: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 15. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Erreichbarkeit: Gewicht (%)	—
iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Wie viel Routine und Doppelerfassung steckt in der Arbeit? Bleibt Zeit für die Fälle, die Fachwissen brauchen? Wie ist die Belastung in Spitzenzeiten? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Mitarbeiterzufriedenheit: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Mitarbeiterzufriedenheit: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Mitarbeiterzufriedenheit: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 15. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Mitarbeiterzufriedenheit: Gewicht (%)	—
iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Wie oft müssen Vorgänge nachgebessert, zurückgeschickt oder doppelt bearbeitet werden? Gibt es Medienbrüche, an denen Informationen verloren gehen? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Fehlerquote / Prozessqualität: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Fehlerquote / Prozessqualität: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Fehlerquote / Prozessqualität: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 20. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Fehlerquote / Prozessqualität: Gewicht (%)	—
iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Wie wirkt die Verwaltung nach außen: auf Bürger, Unternehmen, Presse, Rat? Ist das Vorhaben sichtbar, oder bleibt es intern? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Außenwirkung / Image: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Außenwirkung / Image: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Außenwirkung / Image: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 10. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Außenwirkung / Image: Gewicht (%)	—
iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Sind Fristen, Nachweise und Archivierung revisionssicher? Sind Datenschutz und IT-Sicherheit geregelt, oder gibt es offene Fragen (Datenschutz-Folgenabschätzung, Verfahrensverzeichnis)? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Rechtssicherheit / Datenschutz: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Rechtssicherheit / Datenschutz: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Rechtssicherheit / Datenschutz: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 10. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Rechtssicherheit / Datenschutz: Gewicht (%)	—
iEinschätzung des heutigen Ablaufs: rot, gelb oder grün. Leitfragen: Trägt die Lösung auch bei steigenden Fallzahlen und neuen Anforderungen? Lässt sie sich an andere Verfahren anschließen, oder ist sie eine Insel? Leer lassen, dann schätzt der Rechner.Zukunftsfähigkeit / Skalierbarkeit: heute (Ampel)
iEinschätzung mit der geplanten Lösung: rot, gelb oder grün. Nur zusammen mit der Ampel für heute.Zukunftsfähigkeit / Skalierbarkeit: mit der Lösung (Ampel)
iPflicht, sobald die Ampeln gesetzt sind: ein bis zwei Sätze, die den Unterschied zwischen heute und mit der Lösung erklären. Steht so in Excel und Ratsvorlage.Zukunftsfähigkeit / Skalierbarkeit: Begründung
iGewicht des Kriteriums in Prozent, Standard 10. Die Gewichte aller Kriterien werden auf 100 normiert.Zukunftsfähigkeit / Skalierbarkeit: Gewicht (%)	—

Personalkosten

iEingruppierung der betroffenen Stellen; bestimmt die Personalkosten-Basis.Entgeltgruppe (TVöD VKA)	E 9b
iTVöD-Erfahrungsstufe 1 bis 6; Stufe 3 ist ein guter Mittelwert.Erfahrungsstufe	3
iMultiplikator auf das Bruttogehalt für die Vollkosten je Stelle (Arbeitgeberanteile, Sach- und Raumkosten). Standard 1,7.KGSt-Faktor (Personalvollkosten)	1,7

Finanzielle Parameter

iEinmalige Gesamtinvestition für Beschaffung, Implementierung, Beratung und Schulung einer Lösung, die danach betrieben wird. Auf diesen Betrag fallen jährlich Wartung und externer Support an (Wartungsanteil, Anteil externe Dienstleistungen). Einmalige Ausgaben ohne Folgekosten, etwa ein Massenscan oder eine Datenmigration, gehören zu den Migrationskosten.Investitionskosten (EUR)	60.000
iFester Jahresbetrag für Lizenzen, Miete einer Software as a Service oder einen Wartungsvertrag mit eigenem Preis. Anders als der Wartungsanteil hängt er nicht an der Investitionssumme; bei einem Mietmodell ohne Anschaffung steht in den Investitionskosten oft 0 und hier der Jahresbetrag. Die jährliche Kostensteigerung wirkt auch auf diesen Betrag.Laufende Kosten pro Jahr (EUR)	0
iAllgemeine Preis- und Kostensteigerung pro Jahr (Inflation).Jährliche Kostensteigerung	0,02
iZinssatz zur Abzinsung künftiger Beträge auf den Barwert. Aktuell 3,1 % (BMF).Kalkulationszinssatz (BMF)	0,031
iJährliche Steigerungsrate für externe Dienstleistungen und Umlagen; kann über der Inflation liegen.Steigerung externe Dienstleistungen	0,02
iJährliche Betriebs- und Wartungskosten der Alternative als Anteil der Investition.Wartungsanteil	0,18
iJährlicher externer Support und Customizing als Anteil der Investition. Standard 5 Prozent; für eine einmalige Anschaffung ohne Wartungsvertrag auf 0 setzen.Anteil externe Dienstleistungen	0,05

Kosten- und Einsparungsannahmen

iSachkosten je Vorgang im Ist-Zustand (Papier, Porto, Druck).Sachkosten je Vorgang	1,5
iAnteil der Zeitersparnis, der sich auch in Sachkosten niederschlägt.Sachkosten-Einsparungsquote	0,7
iMonetarisierte Prozessverbesserung als Anteil der Personalkosten des Vorgangs.Prozessoptimierung	0,05

Investitionsverteilung

iAnteil der Investition für Projektmanagement und Beratung.Anteil Projektmanagement	0,3
iAnteil der Investition für Beschaffung und Implementierung.Anteil Beschaffung	0,45
iAnteil der Investition für Organisationsentwicklung und Change.Anteil Change-Management	0,15
iAnteil der Investition für Schulung und Einführung.Anteil Schulung	0,1

Übergang und Migration

iEinmalige Ausgaben für Datenmigration, Schnittstellen, Scan-Dienstleister und Übergang, angesetzt im ersten Jahr. Anders als die Investitionskosten erzeugen sie keine jährlichen Folgekosten.Migrationskosten (einmalig)	190.000
iJahre, in denen das Altsystem parallel weiterläuft (Doppelkosten); Einsparungen greifen erst danach.Parallelbetrieb (Jahre)	2

Investiv oder konsumtiv

iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Projektmanagement & Beratung	konsumtiv
iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Beschaffung & Implementierung	investiv
iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Organisationsentwicklung & Change	konsumtiv
iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Schulung & Einführung	konsumtiv
iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Migration & Übergang	investiv
iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Laufender Betrieb (Wartung, Lizenzen)	konsumtiv
iKennzeichnung für den Haushalt. Sie ändert die Rechnung nicht, sondern nur die Aufteilung in der Ergebnisanzeige, der Excel-Mappe und der Ratsvorlage.Externe Dienstleistungen (lfd.)	konsumtiv

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